Návody na zpracování Systému náležité péče (SNP)

Povinnost vykonat náležitou péči

Hospodářské subjekty musí za účelem výkonu náležité péče v souladu s článkem 8 nařízení zavést a průběžně aktualizovat rámec postupů pro dokumentaci, analýzu, ověřování a podávání zpráv (dále jen „Systému náležité péče – SNP“).

Tento proces musí být proveden ještě před prvním uvedením relevantního produktu na trh nebo jeho vývozem. Vedení náležité péče musí být alespoň jednou ročně přezkoumáno a aktualizováno.

Systém náležité péče – vedení SNP podle nařízení vychází ze tří bodů:

1. Shromažďování informací, dokumentů a údajů, které prokazují, že relevantní produkty nezpůsobují odlesňování a byly vyprodukovány legálně.

Hospodářské subjekty a o shromažďují informace, doklady a údaje, které prokazují, že relevantní produkty jsou v souladu s nařízením, a uchovávají je po dobu pěti let ode dne uvedení relevantních produktů na trh nebo jejich vývozu.:

popis relevantních produktů,
množství relevantních produktů (v případě dovozu/vývozu v kilogramech čisté hmotnosti, v ostatních případech hmotnost / objem / počet jednotek),
země produkce,
geolokalizace (souřadnice) všech pozemků (zařízení), kde byly relevantní komodity vyprodukovány (skot chován), a datum nebo časové rozmezí produkce,
kontaktní údaje dodavatele,
kontaktní údaje odběratele,
přiměřeně přesvědčivé a ověřitelné informace o tom, že relevantní produkty nezpůsobují odlesňování,

přiměřeně přesvědčivé a ověřitelné informace o tom, že relevantní komodity byly vyprodukovány v souladu s příslušnými právními předpisy země produkce.

2. Posouzení rizik – zda existuje riziko, že výrobek není v souladu s pravidly

Shromažďované informace je nutné přezkoumat za účelem stanovení rizika nesouladu produktu s nařízením, posouzení rizik zdokumentovat a alespoň jednou ročně přezkoumat.

Posouzení rizik zohledňuje zvláště tato kritéria:

rizikovost země produkce,
výskyt lesů v zemi produkce,
výskyt původních obyvatel v zemi produkce,
konzultace a spolupráce s původními obyvateli v zemi produkce,
využívání nebo vlastnictví půdy původními obyvateli,
rozšířenost odlesňování nebo znehodnocování lesů v zemi produkce,
další dostupnou relevantní dokumentaci,
míra korupce, rozšířenost padělání dokumentů a údajů, nedostatečné prosazování práva, porušování mezinárodního práva v oblasti lidských práv, ozbrojený konflikt nebo existence sankcí uvalených Radou bezpečnosti OSN nebo Radou Evropské unie,
složitost relevantního dodavatelského řetězce a fáze zpracování relevantních produktů, zejména obtíže s propojováním relevantních produktů s pozemkem, kde byly relevantní komodity vyprodukovány,
riziko obcházení tohoto nařízení nebo smísení s relevantními produkty neznámého původu nebo vyrobenými v oblastech, kde došlo nebo dochází k odlesňování nebo znehodnocování lesů,
závěry ze zasedání skupin odborníků Komise, které podporují provádění tohoto nařízení, zveřejněné v rejstříku skupin odborníků Komise,
tvrzení o nedodržování nařízení (tzv. „opodstatněné obavy“),
veškeré informace, které by poukazovaly na riziko, že relevantní produkty jsou nevyhovující,

doplňující informace o souladu s tímto nařízením.

3. Zmírnění rizika – postupy a opatření ke zmírnění rizika, pokud existuje riziko, že přípravek není v souladu s pravidly

Jedná se o povinnost vytvořit zásady, dohled a postupy ke zmírnění a účinnému řízení zjištěných rizik nesouladu relevantních produktů. Součástí jsou vzorové postupy řízení rizik, podávání zpráv, vedení záznamů, vnitřní dohled a řízení souladu.

V případě, že bylo zjištěno riziko nesouladu vyšší než zanedbatelné, je nutné přijmout a zdokumentovat adekvátní opatření k jeho snížení. Tyto postupy a opatření mohou zahrnovat:

vyžádání dalších informací, údajů nebo dokumentů,
provedení nezávislých průzkumů nebo auditů,
přijetí jiných opatření.

Pokud hospodářský subjekt nemůže shromáždit požadované informace, nebo zjistí vyšší než zanedbatelné riziko a není schopen ho zmírnit na zanedbatelnou úroveň, musí upustit od uvedení na trh nebo zpřístupnění relevantního produktu dalším článkům řetězce nebo jeho vývozu. Na trh lze tedy umisťovat pouze produkty se zanedbatelným rizikem.

Zjednodušená náležitá péče – pro země s nízkým rizikem odlesňování

Pro hospodářské subjekty není povinnost plnit vybrané části náležité péče – bod 2 a 3 (Posouzení a zmírnění rizik) v případě, že všechny relevantní komodity byly vyprodukovány a relevantní produkty vyrobeny v zemích nebo jejich částech, které byly zařazeny do kategorie „nízké riziko“.
Splnění podmínky se zjišťuje na základě posouzení:
- složitosti dodavatelského řetězce,
- rizika obcházení nařízení,
- rizika smísení s produkty neznámého původu nebo pocházejícími ze zemí nebo jejich částí zařazených do kategorie „vysoké riziko“ nebo „standardní riziko“.
Hospodářský subjekt musí být v takových případech schopen předložit relevantní dokumentaci prokazující, že existuje zanedbatelné riziko obcházení tohoto nařízení nebo smísení s produkty neznámého původu nebo obcházejícími ze zemí nebo jejich částí zařazených do kategorie „vysoké riziko“ nebo „standardní riziko“.
Zařazení zemí podle kategorie rizika:
Zařazení všech zemí podle kategorie rizika
Pracovní dokument s kritérii

Vykonání náležité péče je deklarováno registrací „Prohlášení o náležité péči“ v elektronickém Informačním systému.

„Prohlášení o náležité péči“ má tyto náležitosti:
- Informace potvrzující vedení náležité péče, které musí být předloženy (registrovány) elektronicky v Informačním systému. Předložením se přejímá odpovědnost za soulad s nařízením.
- Předkládá se před uvedením relevantních produktů na trh nebo před jejich vývozem.
- Četnost, s jakou musí být podáváno prohlášení o náležité péči a množství produktů je v odpovědnosti účastníka trhu a lze ji přizpůsobit podle dostupných informací a obchodnímu záměru.
- Záznam o tomto prohlášení musí být uchován po dobu 5 let od jeho předložení.
- Informace, které mají být v prohlášení uvedeny:
  - Identifikační údaje subjektu (název, adresa, ev. EORI číslo v případě ex/importu).
  - Údaje o produktu (HS kód, volný popis produktu včetně obchodního názvu, množství).
  - Údaje o pozemku/pozemcích produkce (země produkce, geolokalizace pozemků a zařízení).
  - V případě hospodářských subjektů odkazujících na jiné již podané prohlášení referenční číslo tohoto prohlášení
  - Prohlášení o souladu produktu s nařízením.
  - Úplný výčet je uveden v Příloze 2 nařízení o odlesňování.

Ke stažení

Systém náležité péče (SNP) – Návody se souhrny povinností dle velikosti podniku a komodity

Čl. 12 nařízení ukládá zavedení SNP jako rámec postupů a opatření k zajištění soulad relevantních produktů s čl. 3.

Předkládáme několik návrhů vedení SNP. Žádný z návrhů není závazný a nelze je považovat za „vzor“. Předložené návody představují možné podoby SNP, výčet těchto návrhů nepostihuje celou škálu subjektů, kterým EUDR klade povinnosti. Tyto návody byly zpracovány různými autory, protože i hospodářské subjekty, na něž dopadá tato povinnost nařízení, mají různou obchodní strategii, jinou organizační strukturu, jiné partnery, jiné postavení v obchodním řetězci. Před samotným zavedením SNP si musí každý hospodářský subjekt a velký obchodník s povinností vést SNP sám jasně definovat souhrn svých postupů a opatření tak tyto požadavky splňoval.

Návrhy jsou volně ke stažení, ale s každým z nich je nutné pracovat adekvátně podmínkám konkrétního uživatele ruku v ruce s textem nařízení, s pomocí FAQs, Guidelines – vodítek nebo dalších výkladových dokumentů.